La mayoría de las empresas están sujetas a normativas que les obligan a llevar registros, y no sólo las empresas que operan en los sectores tradicionalmente sujetos a normas y reglamentos.
Tal y como muestra Osterman Research, los documentos financieros, la correspondencia electrónica entre empresas, los datos de los empleados, las facturas, la información de envío e incluso los metadatos pueden estar sujetos a normas de archivo. Dichas normas suelen exigir a las empresas que recojan, controlen, conserven y presenten dichos registros cuando se les solicite[1].
El 83% de los encuestados dijo que su organización experimentó al menos un ataque exitoso de phishing basado en el correo electrónico el año pasado, un aumento del 46% con respecto a 2020; el 78% experimentó ataques de ransomware basados en el correo electrónico en 2021.
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Archivo automático outlook 2016
Archivar correos electrónicos con Mozilla ThunderbirdSi desea archivar correos electrónicos utilizando el cliente Mozilla Thunderbird para Windows o macOS, inicie el software y haga clic con el botón izquierdo en la cuenta de correo electrónico configurada. A continuación, haz clic en Ver configuración de esta cuenta para ir al menú de configuración. Ahora haz clic en el elemento de menú Carpetas y copias de la barra lateral izquierda y marca la casilla Conservar los archivos de mensajes. Coloque también una marca junto a Carpeta de archivos en para seleccionar la opción de dónde quiere guardar la carpeta de archivos (si directamente en el servicio de correo electrónico o en carpetas locales). También puede personalizar la opción marcando la casilla junto a Otros y seleccionando el elemento de interés en el menú desplegable correspondiente. Una vez que hayas ajustado estos parámetros, puedes archivar manualmente los correos electrónicos de Mozilla Thunderbird seleccionándolos en la bandeja de entrada, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ellos y seleccionando Archivar en el menú desplegable. Los correos electrónicos que se han añadido a la carpeta Archivo (situada en la barra lateral izquierda) pueden restaurarse fácilmente haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ellos: a continuación, haz clic en el elemento Mover a y selecciona la carpeta a la que quieres restaurarlos en el menú desplegable.
Crear un archivo de Outlook
Crear una nueva regla de archivo. Haga clic en Herramientas>Reglas, seleccione Exchange en la sección En mi ordenador y haga clic en + cerca de la parte inferior de la ventana. Nombra la norma con algo significativo y reconocible, como “120 días, archivo automático”.
Defina el límite de tiempo y el destino de los correos electrónicos aptos para ser archivados. Cuando llegue un nuevo mensaje, cambie la fecha de recepción (120-180 días) y luego cambie a una acción definida como “Mover mensaje + correo archivado”. Haga clic en la casilla Habilitado y luego en Aceptar.
Ejecutar la nueva regla en las carpetas existentes. Si estableces una nueva regla para archivar todos los correos electrónicos de más de seis meses, no dejes que los mensajes antiguos sigan atascando tu bandeja de entrada. Seleccione su carpeta de correo preferida, haga clic en Mensajes> Reglas> 180 días, Archivar automáticamente y espere pacientemente mientras su cuenta de correo electrónico se reorganiza. Recuerde que tendrá que realizar esta función en cada una de las carpetas deseadas; además, Outlook utiliza la “Fecha de última modificación” para archivar y no la “Fecha de recepción”.
Archivar los correos electrónicos de Outlook 365
Al igual que las clásicas cartas de papel, que, cuando se acumulan, acaban ocupando demasiado espacio e inutilizando estanterías y escritorios, los correos electrónicos que se descargan en el PC atascan el disco duro y hacen que la apertura de los programas de correo electrónico sea lenta.
Si lo utilizas tú mismo, debes saber que para configurar el archivo de tus mensajes, sólo tienes que hacer clic en el botón naranja Archivo, situado en la esquina superior izquierda, y seleccionar la cuenta de correo electrónico para la que quieres configurar el archivo automático de mensajes en el menú desplegable Información de la cuenta (no es necesario si sólo tienes una dirección de correo electrónico configurada en el programa).
Ahora, haz clic en el botón Herramientas de limpieza y selecciona Archivo en el menú que aparece. En la ventana que se abre, asegúrate de que hay una marca junto a la carpeta Archivo y todas las subcarpetas, selecciona en el menú desplegable Archivar elementos antiguos la fecha a partir de la cual se empezarán a archivar los mensajes y haz clic en el botón Aceptar para guardar la configuración. Si desea guardar el archivo con los correos electrónicos archivados en una carpeta distinta a la predeterminada, haga clic en el botón Examinar y elija la carpeta que desee.
