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Archivar el correo de Outlook 2016
La mayoría de las empresas están sujetas a normativas que les obligan a llevar registros, y no sólo las empresas que operan en los sectores tradicionalmente sujetos a normas y reglamentos.
Tal y como muestra Osterman Research, los documentos financieros, la correspondencia electrónica entre empresas, los datos de los empleados, las facturas, la información de envío e incluso los metadatos pueden estar sujetos a normas de archivo. Dichas normas suelen exigir a las empresas que recojan, controlen, conserven y presenten dichos registros cuando se les solicite[1].
El 83% de los encuestados dijo que su organización experimentó al menos un ataque exitoso de phishing basado en el correo electrónico el año pasado, un aumento del 46% con respecto a 2020; el 78% experimentó ataques de ransomware basados en el correo electrónico en 2021.
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Archivo de correo de Outlook 365
Analicemos un caso típico para entenderlo mejor (desgraciadamente, todavía está muy extendido): Una empresa con un buzón de 2 GB en un proveedor clásico (por ejemplo, info@azienda.it) con acceso POP3 desde un PC con Windows 10 (con la copia de seguridad del historial de archivos correctamente configurada para incluir los archivos .pst en la copia de seguridad) con un cliente de correo Microsoft Outlook 2016 configurado en el PC desde hace 3 años, configurado con la opción “dejar el correo en el servidor durante 7 días” y con acceso siempre en POP3 desde el Smartphone también configurado con la opción “dejar el correo en el servidor durante 7 días” (esta opción para recibir el correo entrante tanto en el PC como en el Smartphone).
Por lo tanto, es aconsejable, en este caso que se está analizando, proceder al menos una vez cada 2 años con el archivado, generando un archivo .pst cada 2 años (por lo que no hay que dejar el archivado estándar siempre en el mismo archivo, sino crear uno cada 2 años -como en la imagen de al lado- especificando quizás para ayudarnos en la búsqueda, los años que estamos archivando tanto en el nombre del archivo .pst como en la etiqueta de la caja de archivo de Outlook).
Archivar el correo de Outlook en un PC
Cree una nueva regla de archivo. Haga clic en Herramientas>Reglas, seleccione Exchange en la sección En mi ordenador y haga clic en + cerca de la parte inferior de la ventana. Nombra la norma con algo significativo y reconocible, como “120 días, archivo automático”.
Defina el límite de tiempo y el destino de los correos electrónicos aptos para ser archivados. Cuando llegue un nuevo mensaje, cambie la fecha de recepción (120-180 días) y luego cambie a una acción definida como “Mover mensaje + correo archivado”. Haga clic en la casilla Habilitado y luego en Aceptar.
Ejecutar la nueva regla en las carpetas existentes. Si estableces una nueva regla para archivar todos los correos electrónicos de más de seis meses, no dejes que los mensajes antiguos sigan atascando tu bandeja de entrada. Seleccione su carpeta de correo preferida, haga clic en Mensajes> Reglas> 180 días, Archivar automáticamente y espere pacientemente mientras su cuenta de correo electrónico se reorganiza. Recuerde que tendrá que realizar esta función en cada una de las carpetas deseadas; además, Outlook utiliza la “Fecha de última modificación” para archivar y no la “Fecha de recepción”.
Espacio de almacenamiento de Outlook
A continuación veremos en detalle cómo archivar los correos electrónicos de Outlook 2010, la versión del programa en el paquete de Office 2010 que cuenta con la interfaz de pestañas de la cinta y difiere en la disposición de los menús de las versiones anteriores del programa.
Si también lo utilizas, debes saber que para configurar el archivo de tus mensajes, sólo tienes que hacer clic en el botón naranja Archivo, situado en la esquina superior izquierda, y seleccionar la cuenta de correo electrónico para la que deseas configurar el archivo automático de mensajes en el menú desplegable Información de la cuenta (no es necesario si sólo tienes una dirección de correo electrónico configurada en el programa).
En la ventana que se abre, seleccione la pestaña Archivo automático y elija la configuración que prefiera. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite y una carpeta de destino personalizadas para archivar los mensajes colocando una marca junto a los elementos Archivar la carpeta utilizando estos ajustes y Mover los elementos antiguos utilizando estos ajustes.