Los archivos PST se utilizan a menudo para crear archivos locales de correo electrónico con el fin de eludir los límites establecidos por los administradores de red en el servidor de correo. Los administradores de servidores de correo establecen límites (a unos pocos GB) porque, de lo contrario, cada buzón ocuparía un espacio infinito.
Incluso si el administrador del servidor de correo impone límites al buzón, los usuarios pueden acceder al archivo de MailStore directamente desde Outlook, como si estuvieran buscando en un PST local, y pueden realizar búsquedas completas especificando el remitente, la fecha, el asunto o más.
MailStore elimina los correos electrónicos de la bandeja de entrada después de archivarlos (si es necesario) y esto garantiza que el servidor de correo se mantenga delgado y con buen rendimiento, y ni siquiera hace necesario utilizar políticas para imponer “cuotas” para limitar el tamaño de los buzones.
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¿Dónde encuentro los correos electrónicos archivados en gmail?
Gestionar la bandeja de entrada del correo electrónico de forma ordenada implica dos cosas básicas: despejar y mantener vacía la sección de mensajes no leídos en todo momento y organizar la bandeja de entrada mediante filtros y etiquetas.
Los correos electrónicos archivados no se eliminan automáticamente después de un determinado período de tiempo como los que se mueven a la papelera, sino que permanecerán en Gmail hasta que se eliminen manualmente.
Los correos electrónicos archivados, como se mencionó anteriormente, no se marcan automáticamente como leídos y, de hecho, si archivas un correo electrónico sin abrirlo o leerlo, ese correo electrónico permanecerá resaltado como no leído aunque no se incluirá en tu conteo de correos no leídos.
Para terminar, abre la Configuración de Gmail pulsando el botón del engranaje en la esquina superior derecha, ve a la sección Filtros y elimina el filtro que acabas de crear (para evitar que los próximos mensajes entrantes se archiven automáticamente).
Para ello, busca en:bandeja de entrada antes de:2016/12/31 (en este ejemplo quiero archivar todos los mensajes recibidos antes del 31 de diciembre de 2016), luego pulsa Crear filtro para esta búsqueda y selecciona la acción Ignorar bandeja de entrada (archivar), con la opción de aplicar el filtro a todas las conversaciones.
Crear un archivo de Outlook
“Hola amigos, ¿habéis utilizado alguna vez un archivo externo para hacer copias de seguridad de los correos electrónicos? Estoy usando Windows 10 y quiero hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos en un archivo externo. ¿Puede explicar cuál es el mejor método para hacerlo?”
Si utilizas habitualmente tu cuenta de Microsoft en la aplicación Mail, debes copiar los correos electrónicos desde su ubicación a tu disco duro externo de Windows 10. Esto se debe a que, en la app de Correo de Windows 10, no hay exportación ni copia de seguridad del correo.
Aunque Mail no dispone de un sistema de copias de seguridad, siempre puedes ejecutarlo como quieras. Cualquiera que sea el método que elijas para hacer una copia de seguridad de tu Windows Mail, tiene sus ventajas. Puedes seleccionar cualquiera de las opciones y asegurarte de que tus correos electrónicos están respaldados.
Archivo en línea de Outlook
Para guardar los mensajes en una carpeta del PC o, como exige la normativa vigente, en un soporte de almacenamiento externo, haga clic en “Archivo personal” en el menú del programa, luego en el nombre de su dirección CEM y, a continuación, en “INBOX”. Al hacerlo, se cargará la zona central de la página (INBOX) con todos los mensajes que se hayan descargado previamente, que pueden ordenarse por fecha, asunto o dirección del remitente.
Ahora, como se muestra en la imagen, desde SELECCIONAR seleccione PÁGINA ACTUAL y se seleccionarán todos los mensajes de esa página. Haga clic en ELIMINAR y se eliminarán todos los mensajes seleccionados. Repita la operación para las demás páginas que desee eliminar.
