Las carpetas públicas de Outlook son un lugar ideal para recopilar, organizar y compartir información sobre temas o proyectos específicos dentro de una organización. En este caso, “público” significa que puede ser visto por todos los miembros de la organización, no por todo el mundo. Cuando se publica un mensaje en una carpeta pública, no se está enviando un mensaje de correo electrónico a nadie, por lo que la bandeja de entrada de nadie está saturada. En su lugar, los usuarios pueden consultar la carpeta siempre que quieran buscar publicaciones interesantes.
Es posible que tu organización no permita las carpetas públicas o tenga políticas sobre su uso. Póngase en contacto con el administrador para estar en el camino correcto. Si su organización permite y admite el uso de carpetas públicas, pero todavía no existe una carpeta pública de nivel superior, pida al administrador de Exchange que cree una.
Crear una carpeta de outlook localmente
Supongamos que queremos formatear nuestro ordenador y no queremos perder el tiempo cargando toda la configuración y las cuentas del cliente Thunderbird: ¿Existe algún procedimiento que nos permita guardar y restaurar la configuración, las cuentas, los correos electrónicos y la libreta de direcciones de este cliente?
Windows XP gestiona el correo multiusuario en la carpeta “Application Data” bajo “Thunderbird”. Es decir, tendremos que buscar en nuestro ordenador la siguiente dirección, introduciendo la utilizada en Win Xp en lugar del nombre de usuario:
NOTA: dada la existencia de varias versiones de Microsoft Windows, el procedimiento descrito a continuación puede diferir de un ordenador a otro. En este caso, consulte la documentación del producto para completar el procedimiento.
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Colorear las carpetas de Outlook
Outlook 2007 permite mostrar diferentes elementos (correo, contactos, calendario, etc.) mediante vistas predefinidas o personalizadas. Veamos cómo crear vistas según tus necesidades, modificando las existentes o configurando otras nuevas.
Todas las carpetas (nombre de la carpeta): para que la vista esté disponible en todas las carpetas de ese elemento; si, por ejemplo, crea una carpeta personalizada en Contactos, todas las carpetas de contactos tendrán esta vista disponible.
Día/Semana/Mes: Crea una vista estableciendo los calendarios mensuales a la izquierda y los días seleccionados a la derecha en los que mostrar los datos según los campos establecidos (por ejemplo: correos recibidos en días)
Crear carpetas de Outlook por remitente
“No se puede mostrar la libreta de direcciones. No se puede abrir la carpeta de contactos correspondiente a esta agenda. Es posible que se haya movido, que se haya borrado o que no tenga la autorización necesaria. Para obtener información sobre cómo eliminar la carpeta de la libreta de direcciones, consulte la Ayuda”.
Tras la activación, la carpeta de contactos se presenta en la lista de listas disponibles en la ventana “Seleccionar nombres”, en el cuadro combinado “Mostrar nombres de:” (véase la imagen inferior, arriba a la derecha).
También a través de este cuadro de diálogo puedes establecer qué lista de contactos debe mostrarse por defecto, como también se describe en el artículo de este sitio Cómo cambiar la lista de contactos por defecto.
Si, por el contrario, la fila de la libreta de direcciones de Outlook (MAPI) no existe (o la ha eliminado en el paso anterior), proceda a crearla: utilice el botón “Añadir…” del cuadro de diálogo presentado anteriormente. A continuación, comienza un asistente que consta de varios pasos. En el primer paso hay que seleccionar “Otras libretas de direcciones”, y en el segundo paso hay que seleccionar “Libreta de direcciones de Outlook”.
