¿Está de vacaciones y no quiere leer los correos electrónicos de sus colegas o clientes durante ese tiempo, pero quiere estar disponible para su jefe en caso de emergencia? ¿Está esperando ansiosamente la respuesta de un socio comercial y le gustaría verlo de vacaciones? ¿Quiere estar localizable al menos para su departamento? Estos casos especiales pueden definirse en Outlook en la categoría “Reglas para respuestas automáticas”. Basta con hacer clic en “Reglas” en la esquina inferior izquierda de la ventana “Respuesta automática”.
permite determinar qué correos electrónicos son uno de los destinatarios, por ejemplo, una carta de entrega. También puede especificar si sólo los correos electrónicos enviados directamente a usted están cubiertos por las normas especiales y/o las copias de los correos electrónicos enviados a usted.
También puede especificar una regla especial para los casos en que el texto del mensaje contenga determinadas secuencias de palabras (por ejemplo, “respuesta urgente” o el nombre de un proyecto especialmente importante).
Configuración de la respuesta automática de Outlook 365
En Microsoft Outlook, puedes responder automáticamente a los correos electrónicos entrantes con un mensaje de fuera de la oficina que hayas configurado de antemano en caso de que no estés disponible durante un largo periodo de tiempo. Le mostramos dos métodos para configurar las notificaciones fuera de la oficina.
Si quieres configurar una nota fuera de la oficina en Outlook sin reglas especiales, puedes hacerlo con bastante rapidez a través de “Respuestas automáticas”. Las siguientes instrucciones funcionan con todas las versiones actuales de Outlook, aunque los nombres pueden diferir ligeramente.
Ejemplo de mensaje de ausencia de la oficina
Independientemente de que esté de vacaciones, de viaje de negocios, enfermo en casa o por otros motivos excepcionales, si no se le puede localizar, una notificación automática de ausencia sirve para informar a sus contactos de correo electrónico de su ausencia de la oficina. Además, si es necesario, puede proporcionar el contacto de una persona de contacto o de su adjunto. Sin embargo, la formulación ideal de dicha notificación depende de la situación.
Al configurar un breve mensaje de respuesta automática en Mozilla Thunderbird, informas a tus interlocutores de que no recibirás ni leerás correos electrónicos durante un determinado periodo de tiempo. En determinadas circunstancias, puede ser necesario enviar un correo electrónico “fuera de la oficina” con su proveedor de correo electrónico en lugar de con Thunderbird.
Creación de equipos fuera de la sede
Las respuestas fuera de la oficina son formas convenientes de hacer saber a los demás que estás ausente y no puedes responder a su mensaje. Si utilizas Outlook en la web, puedes configurar una respuesta automática en pocos minutos.
Visite Outlook.com, inicie sesión y haga clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha. En la parte inferior de la barra lateral mostrada, seleccione “Ver todos los ajustes de Outlook”.
Si desea utilizar un intervalo de tiempo, marque la casilla Enviar respuestas sólo durante un periodo de tiempo. A continuación, introduzca las fechas y horas de inicio y fin. Si decide no utilizar un marco de tiempo, puede desactivar las respuestas cuando regrese desactivando el interruptor en la parte superior.
Si activa la función de periodo de tiempo, verá opciones adicionales. Estos le ayudan con los eventos en su calendario de Outlook durante su tiempo fuera de la oficina. Opcionalmente, marque las casillas para bloquear su calendario, rechazar automáticamente nuevas invitaciones y cancelar reuniones durante ese periodo.
