Cómo mover automáticamente los correos electrónicos a una carpeta
¿Qué queremos conseguir con nuestra bandeja de entrada? ¿Queremos recibir actualizaciones de otros, comunicarnos y utilizarlo como herramienta para llevar a cabo nuestros proyectos? ¿O, por el contrario, lo utilizamos como medio para gestionar y hacer un seguimiento de nuestras tareas personales?
Una vez leídos los correos electrónicos, estamos preparados para responder. Empiezo diciendo que no siempre es necesario responder al correo electrónico, por ejemplo, me parece bastante innecesario e irritante cuando creamos cadenas de correo electrónico en las que sólo respondemos para decir “gracias”, ya que lo único que hacen es atascar nuestra bandeja de entrada.
Suele ser innecesario responder a los correos electrónicos cuando estamos en copia y sólo necesitamos ser informados de los hechos, cuando los correos no nos conciernen, cuando son correos promocionales y basura, y también cuando los correos no piden peticiones precisas.
Esto también se aplica a las reuniones, que deben tener un orden del día, un objetivo y un calendario precisos. Soy consciente de que muchos de estos puntos no siempre se respetan, especialmente cuando se trabaja con una agencia o un cliente del lado del proveedor.
Combinar correos de Outlook con el mismo asunto
Esta solución se llama búsqueda o carpetas inteligentes. Pulse la pestaña Carpeta ➝ seleccione Carpeta Nueva búsqueda ➝ en la ventana que aparece, seleccione una carpeta de plantilla o cree la suya propia con la opción Crear una carpeta personalizada Buscar ➝ indique los criterios (un remitente concreto o todos los mensajes no leídos) ➝ Aceptar. Más información sobre la búsqueda de carpetas en Outlook.
Para especificar exactamente qué mensajes de correo electrónico deben considerarse redundantes, imprima en Archivo ➝ Opciones ➝ Correo ➝ Limpieza de conversaciones. En esta ventana, indique todos los criterios relevantes para que Outlook pueda actuar en consecuencia. Por defecto, estos correos electrónicos se añadirán a la carpeta Elementos eliminados. No olvides compactar los archivos de datos de Outlook periódicamente para mantener la estructura de datos optimizada.
Microsoft Outlook tiene muchas funciones potentes. Estos consejos y trucos para la bandeja de entrada de Outlook te ayudarán a sacar el máximo partido a Outlook. Los mejores consejos y trucos de Microsoft Outlook para una mejor gestión del correo electrónico – Outlook Transfer
Cómo trasladar el correo a outlook
Cuando escribimos un nuevo correo, encontraremos todos los botones para formatear el texto, añadir archivos adjuntos, imágenes, opciones de formato de etiquetas y también veremos aparecer nuevas pestañas:
Para añadir manualmente una cuenta a Outlook volvemos a abrir la pestaña Archivo de la cinta de opciones, pulsamos el botón Añadir cuenta, pulsamos el elemento Opciones avanzadas y marcamos el elemento Permitir la configuración manual de cuentas.
Para más detalles, también podemos leer nuestras guías sobre cómo añadir una cuenta de Yahoo Mail en Outlook, cambiando los parámetros según su proveedor de correo. En otro artículo, también expliqué paso a paso cómo configurar Microsoft Outlook con GMail para poder recibir y enviar correos desde el PC.
Microsoft Outlook no debería faltar en ningún ordenador de empresa o reservado para el trabajo o el estudio, ya que dispone de todas las herramientas para poder gestionar eficazmente todas las cuentas de correo electrónico, pero también una agenda y un calendario sincronizados.
Cómo organizar el correo electrónico de la empresa
Outlook nos permite elegir cómo mostrar el correo entrante y saliente. Abrimos la pestaña Ver y hacemos clic en el icono del panel de lectura para elegir en qué parte de la pantalla queremos mostrar la vista previa del mensaje. Al hacer clic en Opciones se nos ofrecen más parámetros sobre cómo mostrar la vista previa del mensaje.
Una vez que hayamos organizado nuestra lista, sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho del ratón en el primer mensaje, luego hacer clic en “Categorizar” y elegir la apropiada: el color correspondiente aparece a la derecha del mensaje. Ahora abra la pestaña Ver y haga clic en Categorías para agrupar los mensajes en consecuencia.
Outlook nos ayuda no sólo a organizar nuestro trabajo, sino también a realizarlo. De hecho, podemos establecer un recordatorio para la realización de un determinado correo electrónico. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre un mensaje y seleccionamos la opción Completar. En el menú que aparece, haga clic en Añadir recordatorio e introduzca la fecha y la hora en la que debe completarse la tarea.
