¿Está de vacaciones y no quiere leer los correos electrónicos de sus colegas o clientes durante ese tiempo, pero quiere estar disponible para su jefe en caso de emergencia? ¿Espera con impaciencia la respuesta de un socio comercial y le gustaría verlo de vacaciones? ¿Quiere estar localizable al menos para su departamento? Estos casos especiales pueden definirse en Outlook en la categoría “Reglas para respuestas automáticas”. Basta con hacer clic en “Reglas” en la esquina inferior izquierda de la ventana “Respuesta automática”.
permite determinar qué correos electrónicos son uno de los destinatarios, por ejemplo, una carta de entrega. También puede especificar si sólo los correos electrónicos enviados directamente a usted están cubiertos por las normas especiales y/o las copias de los correos electrónicos enviados a usted.
También puede especificar una regla especial para los casos en que el texto del mensaje contenga determinadas secuencias de palabras (por ejemplo, “respuesta urgente” o el nombre de un proyecto especialmente importante).
Respuesta automática recurrente de Outlook
Respuesta automática de OutlookPara enviar una respuesta automática con Outlook, puedes aprovechar las reglas del correo electrónico de Microsoft. Primero vaya a Outlook y haga clic en el botón para crear un nuevo mensaje. Vaya a la pestaña Formato de texto y seleccione Texto sin formato. A continuación, escriba el texto que desea establecer como respuesta automática en el cuerpo del mensaje. Vaya a Archivo, haga clic en Guardar como y seleccione Plantilla de Outlook (*.oft) en la lista Guardar como. Escriba un nombre para la plantilla de mensajes y haga clic en Guardar. Ahora vaya a Archivo > Información > Gestionar Reglas y Alertas, o a Inicio > Reglas > Gestionar Reglas y Alertas.
Haga clic en Nueva regla y en Crear nueva regla haga clic en Aplicar regla a los mensajes recibidos. Haga clic en Siguiente y seleccione Enviar sólo a mí. Vuelva a hacer clic en Siguiente y en la ventana Acciones a realizar en los mensajes marque la casilla Responder utilizando una plantilla específica. En el Paso 2: Edite la descripción de la regla haciendo clic en el texto subrayado y haga clic en una plantilla específica.En Buscar en, seleccione Plantillas de usuario en el sistema de archivos y seleccione la plantilla previamente guardada. Continúe con Siguiente y seleccione opcionalmente las casillas de verificación para cualquier excepción a la regla de respuesta automática. Vuelve a hacer clic en Siguiente y en el Paso 1: Especificar un nombre para la regla, dale un nombre a la regla recién creada y haz clic en Finalizar.Ahora que has terminado, si tienes que ausentarte por cualquier motivo, todo lo que tienes que hacer es activar la regla mientras dejas Outlook en funcionamiento configurándola para que compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes entrantes.Lee también: Cómo configurar Aruba Mail en Outlook
Configuración de outlook fuera de la oficina
Vaya a Outlook.com, inicie sesión y haga clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha. En la parte inferior de la barra lateral mostrada, seleccione “Ver todos los ajustes de Outlook”.
Si activa la función de periodo de tiempo, verá opciones adicionales. Estos le ayudan con los eventos del calendario de Outlook durante el período de tiempo fuera de la oficina. Opcionalmente, marque las casillas para bloquear el calendario, rechazar automáticamente nuevas invitaciones y cancelar reuniones durante ese periodo.
Ejemplo de respuesta automática fuera de la oficina
Cuando sepas que vas a estar fuera de la oficina durante unos días, puedes configurar el Asistente de Fuera de la Oficina para que te responda automáticamente, haciendo saber a la gente que estás disfrutando de tus vacaciones mientras ellos están atrapados en el trabajo.
NOTA: Outlook debe estar abierto para que se ejecute la regla y se envíe la respuesta fuera de la oficina. Por lo tanto, asegúrese de dejar el ordenador encendido y Outlook en funcionamiento mientras esté fuera de la oficina.
Ahora que tenemos nuestra plantilla de correo electrónico de respuesta fuera de la oficina, crearemos una regla para usar esa plantilla para responder a todos los mensajes que lleguen durante un rango de fechas especificado. Asegúrese de que la pestaña “Inicio” esté activa.
También puede hacer clic en la pestaña “Archivos” para acceder a la pantalla de backstage. Asegúrese de que la pantalla de “Información” está activa (haga clic en “Información” a la izquierda, si es necesario), y luego haga clic en el botón “Gestionar reglas y alertas”.
En el cuadro de diálogo Fecha de recepción, marque la casilla “Después”, haga clic en el menú desplegable y pulse la fecha a partir de la cual desea que se envíe la respuesta automática fuera de la oficina. Por ejemplo, si quiere que la respuesta fuera de la oficina comience a enviarse el 8 de febrero, seleccione el 7 de febrero para Después.
