Formas de hacer que sus Emails sean más profesionales
A pesar de los numerosos canales digitales que la gente utiliza para Stone en el lugar de trabajo hoy en día, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más comúnmente utilizadas. Ya sea que esté interactuando con gerentes de contratación, empleadores actuales o colegas, usted querrá ser lo más pulido posible en sus mensajes.
Business News Daily pidió Consejo a expertos de negocios y de carrera. Ponga su mejor pie virtual hacia adelante cada vez que pulse enviar con Estos consejos:
Como cualquier mensaje escrito en una plataforma en línea, sus palabras no son privadas. Si usted no está bien con todos viendo su email, usted no debe enviarlo. No puedes devolver tu mensaje una vez que es entregado, así que ten cuidado con lo que escribes.
«Antes de que presione Enviar, siempre pregúntese, ‘¿estaría orgulloso de este correo electrónico si estuviera en la primera página del periódico?»Porque lo que está escrito puede ser compartido fácilmente con otros», dijo Jennifer Brown, fundadora y CEO de PeopleTactics.
Aproveche al máximo su firma.
Las firmas permiten a sus destinatarios tener una idea de quién es usted a nivel profesional. Asegúrese de incluir su título, nombre de la empresa, información adicional de contacto, medios sociales y sitios web, dijo Lisa Patterson Chase, presidente de la Fundación del banco de libros.
Además, si utiliza su correo electrónico desde el Escritorio y el Teléfono, es importante que coincida con su firma en ambos dispositivos, dijo Zach Feldman, director académico y cofundador de la Academia de diseño de nueva York Code+. Es poco profesional firmar mensajes con firmas básicas como » Enviado desde mi iPhone.
Crear plantillas para respuestas usadas frecuentemente.
Si usted recibe preguntas frecuentes, es inteligente utilizar plantillas para asegurarse de que proporciona la retroalimentación correspondiente con cada respuesta. Esto le ahorra tiempo de articular mensajes únicos y apropiados, dijo Lori bruheng, propietaria y presidenta de Lori bruheng LLC.
«En mi experiencia, la mayoría de las respuestas de correo electrónico de los profesionales pueden ser preescritos y ajustados siempre tan ligeramente para que sea personal y significativo para el correo electrónico específico al que se responde», dijo. «Sugiero pensar en los tres primeros emails más recibidos y preescribir una respuesta a cada uno.»
Manténgalo simple y organizado.
La forma en que formatear sus emails es tan importante como las palabras que usted elija. Para presentar sus correos electrónicos de manera eficiente, utilice puntos de viñeta para los elementos importantes, dijo consech Bazin, presidente de SmartChic. Esto permite a los destinatarios a escanear su email y determinar su propósito general, que la mayoría de los profesionales apreciarán, añadió
Viajan Horton, fundador y CEO de KangoGift, recomienda mantener los correos electrónicos simples. No hagas demasiadas preguntas y espera una respuesta rápida, dijo. En su lugar, limítese a una pregunta o punto principal por correo electrónico.
«Esto hace dos cosas: ayuda a hacer el mensaje más fácil de digerir y lo hace más manejable para que el receptor lo procese»
Siempre use corrector.
Errores, errores tipográficos y estilísticos pueden hacer que usted parezca poco profesional o incompetente. La corrección es crucial para la práctica antes de enviar un correo electrónico.
«Escribir tus pensamientos y no corregirlos antes de que llegues a Enviar puede destruir cualquier esperanza que tengas en profesionalismo», dijo Ed McMasters, director de marketing y comunicaciones de la compañía Flottman.
Para evitar el envío involuntario de un correo electrónico inacabado, agregue la dirección de su destinatario después de escribir y editar su mensaje.
«En cualquier correo electrónico, negocio o no, me gusta poner la dirección de correo electrónico del destinatario en el último minuto, justo antes de enviar», dijo Kerri Garbis, presidente y cofundador de Ovation Communication. «De esa manera, puedo estar seguro de Leer y releer lo que he escrito y hacer cualquier cambio necesario sin preocuparse por un envío accidental.»
Considera tu oportunidad.
Posp circular los correos electrónicos puede hacer que usted los olvide por completo y hacer que parezca irresponsable y poco fiable. Lori Kaye, fundadora De Lion Linq, dijo que deberías responder a tu jefe, cliente, compañero o prospecto el mismo día que te envíen un correo electrónico.
«Si usted no tiene una respuesta apropiada o los materiales correctos, simplemente hágales saber que usted recibió su mensaje, y Dales [la fecha] … ellos pueden esperar tener la información que necesitan
Usa tu línea de asunto sabiamente.
Muchas personas subestiman la importancia de la línea de asunto del email. Ya que sirven como una vista previa para el resto del email, las líneas de asunto deben ser concisas y lo suficientemente minuciosas como para llamar la atención del lector.
«La gente prioriza los correos electrónicos que leen primero por quién es el remitente – vas a Leer los correos de tu jefe de inmediato – y segundo por lo que dice la línea de asunto», dijo David Erickson, vicepresidente de marketing en línea de Karwoski & Courage.
Él aconsejó que usted se preguntara a sí mismo qué le hará a usted destinatario interesado en Leer la totalidad de su mensaje y tejer eso en su línea de asunto.
